Voorbereiding

Algemeen

  • Bij de organisatie van een infosessie, workshop of cursus hou je best rekening met de volgende algemene richtlijnen:

- Vraag je activiteit op tijd aan als je een bepaalde periode in gedachten hebt. De totale doorlooptijd (van aanvraag tot uitvoering) is minstens twaalf weken. Voor een beweeg- of sportsessie kan dat mogelijks op kortere termijn.
- Bij een infosessie mik je op minimum twintig deelnemers. Het maximum aantal deelnemers aan een infosessie hangt af van de zaalcapaciteit.

 

  • Samen met de andere vrijwillige medewerkers kun je afspreken wie welke taken op zich neemt voor de organisatie van de activiteit. De coördinatie kan bij een beperkt aantal personen zitten. Tijdens de activiteit kunnen meer mensen meehelpen.

  • Je kunt rekenen op een klein werkingsbudget (zie paragraaf Geldzaken).

  • De inschrijvingen verlopen via CM (team Gezondheidsbevordering).

  • De deelname aan infosessies is gratis. Voor een workshop of cursus kan een deelnameprijs gevraagd worden. Die vind je terug in lijst met het aanbod.

  • • Hou rekening met het tijdstip van je activiteit. Zo zal een infosessie die ‘s avonds doorgaat, meer deelnemers aantrekken.


Stappenplan
 

  1. Je zoekt een geschikte zaal en neemt een optie op enkele voorkeursdata (minstens vier data).
    Organiseer je een cursus, kies dan ook vervolgdata.

  2. Je doet een Aanvraag Gezonde Buurt op de Gezonde Buurt-website. 

  3. Je ontvangt per e-mail je Start Gezonde Buurt. Daarin vind je:

  • de definitieve data van de infosessie/workshop/ cursus (afgetoetst met de lesgever) én de contactgegevens van de lesgever

  • een overzicht van je budget voor de activiteit.


Bij je Start Gezonde Buurt vind je ook de Informatienota voor vrijwillige medewerkers, en het draaiboek.

  • De informatienota bezorg je aan elke vrijwillige medewerker van het project.

  • Het draaiboek geeft je heel wat tips voor het verloop van de activiteit.

Je boekt definitief de zaal op de vastgelegde
data. Belangrijk is dat je afspraken maakt met
de zaalbeheerder over het gebruik van projector/
beamer, projectiescherm, verlengkabel en
geluidsversterking, zaalopstelling …
Heb je nog extra materiaal nodig, dan kun je
een beroep doen op de (betalende) provinciale
uitleendienst met afhaalpunten in Gent en
Geraardsbergen.
• Contactgegevens provinciale
uitleendienst:
Administratie en centraal magazijn Gent,
Kapiteinstraat 55 , 9000 Gent
tel. 09 253 40 38 - fax 09 253 40 28
uitleendienst.provincie@oost-vlaanderen.be
http://www.oost-vlaanderen.be/public/
cultuur_vrijetijd/uitleendiensten/index.cfm
• Regionaal magazijn Geraardsbergen
Zakkaai 27, 9500 Geraardsbergen
tel. 054 41 27 35
Materiaal afhalen:
• Promotiemateriaal: Het promomateriaal
wordt minstens vier weken voor de activiteit
geleverd in het dichtstbijzijnde lokaal
CM-kantoor. Een kantoormedewerker
neemt contact met je op van zodra alle
promomateriaal werd geleverd en spreekt
een moment voor de afhaling met je af.
1
2
3
4
5
6
Uiteraard wil je je activiteit bekendmaken. Dat kan
op verschillende manieren. De volgende vragen
kunnen hierbij helpen:
• Hoe en waar wil je de activiteit bekend
maken?
• Welke lokale media en sociale media wil
je gebruiken?
• Hoe ga je de flyers en affiches
verspreiden?
Ook mond-tot-mondreclame is belangrijk. Je kunt
de digitale flyer ook doorsturen naar de personen
uit je eigen netwerk. De papieren folders en flyers
kun je verspreiden op plaatsen waar veel mensen
komen (vb. huisartsen, apothekers, scholen,
bibliotheek, de locatie/zaal zelf …). CM zorgt
ook voor een aankondiging op de agenda van de
CM-website en indien mogelijk in het ledenblad
Visie.
Vraag gerust aan team Gezondheidsbevordering
hoe de inschrijvingen verlopen. Zij kunnen je een
stand van zaken geven. Indien nodig kan team
Gezondheidsbevordering de promotie voor de
activiteit nog verder opvoeren.
Neem het draaiboek voor de infosessie, workshop
of cursus door. Het bevat praktische tips over de
dag van de activiteit zelf. .
Neem minstens een week voor de activiteit contact
op met de zaalbeheerder om praktische afspraken
te maken. Denk hierbij aan het volgende:
• Hoe kun je de sleutel afhalen en
terugbrengen?
• Is er iemand van de zaalbeheerders
aanwezig tijdens de activiteit zelf?
• Kan de verwarming vooraf aangezet
worden (indien nodig)?
• Moeten er nog stoelen klaargezet
worden?
• Is alle technische apparatuur aanwezig?
Neem minstens een week voor de activiteit contact
op met de lesgever om praktische afspraken te
maken. Toets volgende zaken met hem/haar af:
• Vraag of de lesgever een parkeerplaats
wenst, hoe laat hij aankomt en check nog
eens welke technische apparatuur hij/zij
nodig heeft.
• Wissel gsm-nummers uit zodat je elkaar
kunt contacteren.
• De betaling gebeurt via facturatie aan CM
Midden-Vlaanderen.
• (indien van toepassing) Als de lesgever
dat wil, kan hij boeken verkopen. Hij of zij
regelt de boekenverkoop wel zelf.